老薑說~老鳥教你職場必修技能

早晨開工三件事: 蛋糕、咖啡和電腦。

我，莎莉王，ABC公司業務副總秘書。十二年來早餐儀式從沒變過: 咖啡、蛋糕，配上近百封e-mail。我在ABC公司最大的任務便是伺候好業務副總這個生財大將。趁老闆踏進辦公室前的短短20分鐘，我火速過濾電子郵件，心、腦、眼、手4將協奏，確認老闆當日行程及會議的順暢， 同時鼻、舌、脾、胃4將也極力發揮，確保我好好享受一杯咖啡和一塊蛋糕所帶來的滿足。 嗯~~ 今天這款布丁蛋糕僅僅只用了雞蛋和鮮奶，食材簡單，嚐起來卻異常美味。想到這，忍不住又塞了一塊進嘴巴。嗯~~

「嗨~ 莎莉姐，這是今天剛報到的新人，以後請您多多教導。」Jason的聲音把我從美味的夢幻中驚醒。我急忙抹嘴，抬起頭，賞了個標準業務笑臉。哎~ Jason是我們部門課長，小滑頭一個，但也怪不了他啦，作業務的若不機靈些，不是客戶難過就是自己難過啊!

「莎莉姐您好，我是小蔡。」我打量眼前這隻對著我的辦公桌鞠躬90度的小菜鳥，敷衍了聲「你好」 之後繼續埋首e-mail。熱情寒暄原本就不在Jason的預期中, 他傻笑兩聲摸摸鼻子，帶著小菜鳥繼續到處繞。一刻鐘後我隱約聽到Jason交代 「小蔡啊，你記得發封mail跟大家說你正式上班了啊!」

中午一過，正想著老闆今天心情不錯，應該可以安穩度過下半天，沒想到就聽見老闆的怒吼聲 「JASON張，你給我滾進來」，約莫五分鐘後，Jason鐵青著臉出來，把小蔡給叫進了會議室。

原來，小蔡照課長吩咐發了一封自我介紹信給 ”大家”。嗯，換句話說…..也就是全公司同仁，上至總經理下至工讀生全都收到這封e-mail啦:

From:      david_tsai@abc.com                                                                          Sent:       Monday, April 01, 2012 10:17 AM To:         All Colleagues Subject:    Hi~   親id大大ㄇ~ㄋ們好ㄚ   今天是偶上班第一天，狠開心認識大家喔！ 我平日ㄉ嗜好是看輸上網打電動和騎ㄉ車，如果ㄋㄇ有FB，也ㄏ迎家我喔! XD 【伊妹兒】：sweet79＠gmail.com.tw David 蔡 客戶工程師 TEL:03-5881234

我看完不禁啞然失笑，難怪老闆要發這麼大的脾氣: 此信一出，不就宣告全公司本部門聘請了一位天兵來上班嗎? 哎呀~ 看Jason要怎麼收拾喔!

下午三點半我在茶水間遇到小蔡，見他若有所思，顯然早上捅的簍子還沒解套。正當我想裝了水馬上閃人，背後傳來小蔡的虛弱的呼喚聲「莎莉姐，我該怎麼辦?」我心中暗叫「問你老闆啊! 問我哩?」「課長把我狠削了一頓，叫我去善後，也沒跟我說該怎麼做。我平常就是這樣發MAIL給別人啊，我朋友也都看得懂，沒人跟我抱怨過啊。唉~」小蔡哭喪著臉說。果然是個天兵，到現在還不清楚自己做錯甚麼。我長嘆了一口氣，心想才上班第一天，犯不著對他這麼無情，於是回過身，勉強擠出笑臉告訴他: 「請問你會穿睡衣來上班嗎?」點到這兒，我已仁至義盡，準備閃人打點午茶去，沒想到小蔡像是遇到救星似的一個箭步堵住茶水間門口，還一抱拳大喊「請莎莉姐明示!」。我揉了揉眼睛，現在是在播那齣古裝武俠片啊? 唉~ 怪自己多嘴，算了! 就幫到底吧。我深吸一口氣，睨他一眼道: 「跟我來。」

＜職場老鳥的分享＞

主旨、內容及發信對象決定著一封信件的書寫方式。小蔡這封信跟許多職場新人一樣常犯以下幾個錯，首先

一、錯字連篇。

寫了一堆同音異意，或是字形近似意思卻截然不同的字。「同音異意」是因為注音輸入選錯字，「字形近似意思錯」多半是使用倉頡、嘸蝦米之類輸入法而搞混了字。網路交流貪快，輸入錯字也不以為意，長期積非成是，結果是相同的錯字一再重複，有些字還用ㄅㄆㄇ取代，中文程度明顯不如小學生。

二、職場禮儀。

發e-mail如同發信者對著收件人說話，只不過是把文字轉成數位文字。寫給老闆及公司同仁的信，語氣用字當然和寫給麻吉朋友不同。說話看場合，寫信當然也看場合呀!

三、主題、邏輯不清。

這封信目的在 “自我介紹” , 告訴公司相關部門同仁們即日起你將擔任某職, 負責xx工作，讓大家知道若有xx業務需要時，你是接觸窗口, 並請各位前輩不吝指教。寫一堆個人嗜好, 結果好像在交朋友, 一整個離題。

四、未注意發信的對象。

許多公司的公用電子郵件通訊錄中都設有寄給寄信給全公司的群組，但發信給全公司必須要小心使用，是否真的如此重要到需要全公司都知道? 在發出信件前務必好好斟酌。

五、簽名檔不專業。

在簽名檔內放一張超大心愛腳踏車照片，不但不得體，而且浪費網路資源。簽名檔就像名片。一般部門內部信件不放簽名檔，但對部門及公司以外的信件則要放上簽名檔，至於簽名檔含括的內容宜先與主管討論。 除姓名之外，根據你的職位性質，必須考慮要讓人對你的職稱、職務、所屬單位及聯絡電話等一目瞭然。事實上預備2-3套繁簡程度不同的個人簽名檔是個好辦法 J

對外簽名檔範例1 (中文版)

對外簽名檔範例2 (英文版) 

後記

下班前，看到小蔡發了一封新的自我介紹，心裡暗自欣慰，真不枉費我費心教了那麼久，只是不知道他以後還會鬧出甚麼樣的笑話來呢!